Seit kurzem dürfen wir unsere neuen Mitarbeiter in Wentorf und Bienenbüttel willkommen heißen. Dazu zähen Swetlana Schössow, die wir als neue Steuerberaterin begrüßen dürfen. Nach ihrem Studium der Agrarwissenschaften in Rendsburg befindet sich Laura Backmeister nun in der Ausbildung zur Fachagrarwirtin Rechnungswesen. Die Wirtschaftskauffrau Anke Renders unterstützt das Team Rechnungswesen und Paula Hildebrandt hat nach Ihrem abgeschlossenen Betriebswirtschaftsstudium, mit der Vertiefung in Steuern und Wirtschaftsprüfung, bereits Berufserfahrung sammeln können und nun ihren neuen Arbeitsplatz in Bienenbüttel eingenommen.
Wir wünschen allen Beteiligten einen gelungenen Start!
Die Digitalisierung stellt auch die Buchstellen und Systemanbieter von Buchführungssoftware vor neue Herausforderungen. Über die Vor- und Nachteile sprachen wir mit Hendrik Hartje.
Einige Landwirte beginnen damit, Rechnungen und Buchführungsunter- lagen elektronisch zu verwalten. Was bedeutet das für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?
Es gibt eine Reihe von Vorteilen, wenn die Belege digitalisiert zu uns in die Kanzlei kommen. Man erspart sich Wege, es gibt kein Hin und Her mehr. Die Unterlagen bleiben auf dem Betrieb und sind dort jederzeit für den Landwirt verfügbar. Durch das Scannen und den elektronischen Versand ist auch eine zeitnahe Verbuchung der Belege mög- lich. Alles geht schneller.
Außerdem können wir den digitalen Beleg mit dem Buchungssatz verknüp- fen. Das schafft Transparenz, da schnell und unkompliziert auf die Belege zugegriffen werden kann.
Wo sehen Sie möglicherweise Probleme bzw. Herausforderungen?
Die Digitalisierung im Büro erfordert zunächst einmal vom Landwirt ein hohes Maß an Disziplin. Wer sich darauf einlässt, kann nicht heute scan- nen und morgen wieder Belege in Papierform zum Steuerberater schicken. Gleichzeitig empfehlen wir zu Beginn der Umstellung weiterhin die Aufbe- wahrung der Papierrechnungen. Ziel wird es aber sein, das Papier nach einer Übergangszeit zu vernichten.
Und wann dürfen Papierrechnungen nach dem Scannen vernichtet werden?
Grundsätzlich gilt: Ein Papierdoku- ment kann gescannt und anschließend vernichtet werden, wenn keine gesetzli- chen Verpflichtungen für eine Aufbewahrung bestehen. Das trifft aber für Rechnungen nicht zu. Deshalb muss der Scan genauso aussehen wie das Originaldokument und darf im Nachhinein nicht veränderbar sein. Das wird mittels einer elektronischen Signatur erreicht. Und es muss eine sogenannte Verfahrensdokumentation erfolgen, aus der ersichtlich wird, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.Ist das sichergestellt, können Sie die Papierbelege vernichten.
Wie gut sind die Buchstellen vorbereitet?
Für unsere Mitarbeiter ist die Verarbei- tung der digitalen Belege zunächst auch mit einem Mehraufwand verbunden. Das Handling der Systeme muss erlernt und zur Routine werden. Dieser Schritt ist zugegebenermaßen nicht ganz einfach, auch aus emotionaler Sicht.
Was heißt das konkret?
Wir als Landwirtschaftliche Buchstelle sind bereits heute darauf eingestellt, alle Daten digitalisiert zu verarbeiten. Wir setzen dabei die Software der nlb sowie der Datev ein. Beide Systeme haben ihre individuellen Stärken. Mandatsori- entiert wählen wir das jeweils passende System aus. Noch nutzt aber erst ein kleiner Teil der Mandanten die Möglich- keiten der neuen Technik.
Wir freuen uns über die Eröffnung einer Zweigstelle in Bienenbüttel zum 01.06.2016.
Wir sind dort mit 3 Mitarbeitern von Montag bis Donnerstag von 7.30 bis 17.00 und am Freitag von 7.30 bis 12.30 für Sie da.
