Interview: »Die Belegverarbeitung erfolgt in Zukunft digital«

Hendrik Hartje,
Steuerberatungsgesellschaft Martens & Pesel PartG mbB, Landwirtschaftliche Buchstelle, Obernholz

Die Digitalisierung stellt auch die Buchstellen und Systemanbieter von Buchführungssoftware vor neue Herausforderungen. Über die Vor- und Nachteile sprachen wir mit Hendrik Hartje.

Einige Landwirte beginnen damit, Rechnungen und Buchführungsunter- lagen elektronisch zu verwalten. Was bedeutet das für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?

Es gibt eine Reihe von Vorteilen, wenn die Belege digitalisiert zu uns in die Kanzlei kommen. Man erspart sich Wege, es gibt kein Hin und Her mehr. Die Unterlagen bleiben auf dem Betrieb und sind dort jederzeit für den Landwirt verfügbar. Durch das Scannen und den elektronischen Versand ist auch eine zeitnahe Verbuchung der Belege mög- lich. Alles geht schneller.
Außerdem können wir den digitalen Beleg mit dem Buchungssatz verknüp- fen. Das schafft Transparenz, da schnell und unkompliziert auf die Belege zugegriffen werden kann.

Wo sehen Sie möglicherweise Probleme bzw. Herausforderungen?

Die Digitalisierung im Büro erfordert zunächst einmal vom Landwirt ein hohes Maß an Disziplin. Wer sich darauf einlässt, kann nicht heute scan- nen und morgen wieder Belege in Papierform zum Steuerberater schicken. Gleichzeitig empfehlen wir zu Beginn der Umstellung weiterhin die Aufbe- wahrung der Papierrechnungen. Ziel wird es aber sein, das Papier nach einer Übergangszeit zu vernichten.

Und wann dürfen Papierrechnungen nach dem Scannen vernichtet werden?

Grundsätzlich gilt: Ein Papierdoku- ment kann gescannt und anschließend vernichtet werden, wenn keine gesetzli- chen Verpflichtungen für eine Aufbewahrung bestehen. Das trifft aber für Rechnungen nicht zu. Deshalb muss der Scan genauso aussehen wie das Originaldokument und darf im Nachhinein nicht veränderbar sein. Das wird mittels einer elektronischen Signatur erreicht. Und es muss eine sogenannte Verfahrensdokumentation erfolgen, aus der ersichtlich wird, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.Ist das sichergestellt, können Sie die Papierbelege vernichten.